Sisteme informatice OUT OF THE  PAPER

1.	Evoluţii necesare

Informatica aplicată în economie a cunoscut numeroase etape de dezvoltare, realizând salturi în concordanţă cu progresele obţinute în tehnologiile hardware. Decalajele care au existat între proiectele sistemelor informatice şi realizările efective, au reflectat limitele tehnicilor şi metodelor utilizate de analişti şi programatori de a prelua schimbările din viaţa economico-socială. Trecerea de la realizarea de programe simple către sisteme de programe care utilizează fişiere a reprezentat fundamentul pentru creşterea complexităţii prelucrărilor informatice. Dezvoltarea sistemelor de gestiune a bazelor de date s-a constituit ca mijloc sigur în obţinerea de sisteme informatice în care redundanţa devine controlată.
Apariţia tehnicilor de analiză proiectare-programare ce accentuează rolul echipelor în care diviziunea muncii devine esenţială, a permis obţinerea de produse software customizabile.
Deşi reţelele de calculatoare au fost un deziderat major pentru informatica aplicaţiilor orientate spre cetăţean, realizările concrete sa-u impus atunci când calculatoarele personale au devenit extrem de performante, utilizarea fibrei optice s-a transformat într-un lucru comun, iar comunicaţiile wireless au intrat în cotidian.
Problematica deosebit de complexă şi de dinamică a dezvoltării de software pentru aplicaţii multimedia a sfărâmat barierele dintre computer şi imaginea color, dintre  computer şi sunet, oferind caracter de universalitate computerului. Nu mai există domeniu în care să nu apară analiză, decizie, comandă şi acţiunii fără utilizarea calculatorului.
Deja sunt comandate procese în timp real, deja zborurile cu avioane de mare capacitate sunt supervizate cu calculatorul, iar mai nou, roboţii comandaţi la distanţă efectuează intervenţii chirurgicale complexe.
Există o concordanţă între stadiul atins de tehnica de calcul şi gradul de acoperire cu aplicaţii informatice fără a identifica momentul în care se va spune că au fost soluţionate toate problemele.
Întotdeauna vor exista  probleme de rezolvat, care se vor transforma în premise ale dezvoltării în continuare a performanţei hardware şi a tehnicilor şi metodelor de realizare software. Limitele nu se întrevăd, se percepe numai dependenţa omului modern de instrumentele din ce în ce mai complexe, create pentru a-i îmbunătăţi viaţa sau de a i-o mai prelungi.
Toate conceptele definite, toate aspectele teoretice, toate instrumentele create au menirea de a conduce la obţinerea de soluţii informatice pentru probleme de complexitate deosebit de ridicată în timp real. 
Este cunoscută concepţia legată de analiză, proiectare, realizare, implementare, exploatare şi mentenanţa sistemelor informatice integrate la nivelul organizaţiei.
Pentru o organizaţie orientată pe producţie, cu grad de complexitate mediu, un astfel de sistem presupunea un ciclu de elaborare pe parcursul a 3 – 7 ani. Analiza efectuată în primul an, proiectarea realizată în al doilea an fac referire la un sistem care nu mai există, datorită dinamicii interne a organizaţiei, a fluxurilor de producţie, a produselor, a conexiunilor cu mediul şi mai ales în ceea ce priveşte abordarea din punct de vedere informatic. Acceptarea succesivă a corecţiilor are efecte nedorite întrucât este afectată însăşi strategia care a stat la baza întregului proiect. De aceea, trebuie avute în atenţie aspecte legate de dezvoltarea de aplicaţii independente şi de crearea de interfeţe care să le integreze din aproape în aproape, obţinându-se un produs flexibil, operaţional şi eficient.

2.	Reproducerea sistemului vechi

Marea hibă a informaticii a fost şi este reducerea de personal. Toată lumea vede peste tot birocraţi care nu fac nimic, care ard gazul.
De fiecare dată când se cer fonduri pentru a cumpăra un computer nou, un produs software trebuie făcută o justificare a cărei introducere în mod obligatoriu trebuie să arate câţi birocraţi sunt daţi afară. Toată lumea vede în informatică singura sursă de creştere a productivităţii muncii în diferite servicii administrative, lucru care se obţine prin micşorarea numitorului fracţiei volum de muncă supra număr de lucrători. Nimic mai fals.
Realitatea este cu totul alta. Un computer are în spate o industrie revoluţionară a componentelor de micro şi nanoelectronică. De asemenea, există companii producătoare de software. Bazele de date trebuie încărcate şi mai ales trebuie gestionate. Toate acestea se fac cu oameni şi încă specialişti de înaltă calificare. Dacă în referatul justificativ pentru achiziţionarea unui computer rezultă că pleacă 5 persoane, după un an, în unitatea unde funcţionează respectivul computer au fost angajate cel puţin 10 persoane şi încă nu este realizată o bună folosire a resurselor de care dispune computerul.
Computerul este un instrument care spre deosebire de mecanismele inventate până la el, destinate potenţării braţelor omului, au rolul de a potenţa calităţile intelectuale, prin preluarea unor sarcini privind execuţia de operaţii pentru care există algoritmi foarte bine definiţi. Calculatorul are resurse cu ajutorul cărora se rezolvă complet probleme de complexitate ridicată, precum:
-	conducere de procese în timp real;
-	asistarea proceselor de lucru a deciziilor;
-	optimizarea unor probleme de producţie;
-	efectuarea de prelucrări de date statistice;
-	calcule economice pentru obţinerea de rapoarte financiar-contabile;
-	prelucrări de imagini şi sunete;
-	instruire asistată specifică formelor de învăţământ deschis.
Sistemele informatice aparţinând primelor generaţii  şi încă se regăsesc şi acum astfel de sisteme, reproduc exact procedurile de calcul manual. Dacă un document trebuie realizat în k exemple, fiecare exemplar mergând la un anumit post de lucru, adică la un funcţionar, sistemul informatic reproduce acest mod de lucru, calculatorul fiind folosit preponderent ca maşină de scris. Penibilele sisteme informatice din bănci au acest mod de lucru. Orice document se eliberează în 2 – 3 exemplare; un exemplar rămâne la emitent, unul la client, iar ultimul la casier. Şi facturile se eliberează tot conform procedurilor manuale, în diferite culori, fiecare având propria-i destinaţie.
Modul acesta de lucru trebuie înţeles până la un punct. Este important ca la proiectarea de sisteme informatice să se menţină ceea ce este bun din prelucrarea manuală, dar să se introducă şi elemente specifice, susţinute cu un cadru legal adecvat privind stocarea informaţiei pe suport magnetic şi restricţionarea utilizării de documente imprimate.
Fără o astfel de susţinere legală obiectivele informaticii nu vor fi în concordanţă cu cerinţele societăţii informaţionale. Absenţa în acele momente a cadrului legal  şi a normelor de aplicare care să pună de acord fluxurile informatice cu cele informaţionale, conţinutul documentelor şi mai ales care să regleze nivelul redundanţei, a condus la conducerea unor sistem informatice hibride, rigide cu nivel de eficienţă egală sau mai redusă decât vechile practici informaţionale înlocuite. Şi azi se întâlnesc sisteme cu:
-	reintroducere a aceloraşi date;
-	chei de regăsire inflexibile;
-	întreruperi de fluxuri;
-	documente nereproiectate;
-	coexistenţa formelor ortogonale de stocare;
-	paralelisme în operaţii, stocare, fluxuri, elaborări;
-	grad de neomogenitate, prelucrări pe niveluri;
-	lipsă de interconectare;
-	subordonarea clientului cerinţelor interne ale sistemului sau operatorului;
-	abordări a raportului informatică/problemă practică.
Desigur, toate sistemele informatice existente reflectă stadii ale dezvoltării domeniului, ale datării sau ale calificării, stadii care trebuie depăşite atunci când au fost atinse nivelurile critice.

3.	Orientarea spre cetăţean

Informatica aplicată a dezvoltat tehnici şi metode de analiză, proiectare, programare, testare, având ca obiectiv realizarea de software performant. Odată cu ameliorarea raportului calitate/cost s-a dezvoltat o nouă concepţie privind orientarea către utilizatorul final, cetăţeanului, a aplicaţiilor informatice.
Apariţia jocurilor pe calculator, dezvoltarea componentelor cu care persoanele accesează resursele Internet, vânzarea de software pentru categorii largi de cetăţeni, au schimbat atitudinea producătorilor de software faţă de utilizatorul final.
Într-un sistem informatic bancar, utilizatorul final este clientul băncii.
Într-un sistem de instruire deschis la distanţă, clientul final este elevul sau studentul.
Pentru o bibliotecă virtuală, utilizatorul final este cititorul.
Pentru un magazin virtual utilizatorul final este cumpărătorul. Utilizatorii finali trebuie consideraţi că sunt persoane fără calificare în domeniul informatic, cu niveluri de cultură diferite, cu abilităţi de lucru cu calculatorul, de asemenea, diferite şi care urmăresc satisfacerea unor nevoi reale prin accesarea unei aplicaţii informatice.
Dacă înainte, analistul, designerul şi programatorul urmăreau dezvoltarea de software pentru operatori calificaţi, aplicaţiile cu caracter public destinate cetăţenilor au  o cu totul altă filozofie, întregul efort fiind dirijat spre crearea unui context favorabil dialogului cetăţean-calculator. 
Prelucrările manuale şi prelucrările informatice timpurii operează cu codificări. Se generează coduri pentru materiale, coduri pentru persoane, coduri pentru evenimente, coduri pentru contracte. Regăsirea informaţiilor se efectuează exclusiv după aceste coduri. Cele mai stupide aplicaţii distribuite îl obligă pe cetăţean să poarte cu el tot felul de contracte pentru a indica numerele acestora care sunt de fapt cheile de regăsire. Numai informaticienii rămaşi în primele stadii elementare ale calificării nu iau în  considerare codul numerar personal, numele cetăţeanului şi nu-i lasă acestuia posibilitatea de a-şi defini o parolă de acces la informaţia care vizează derularea unor procese în care cetăţeanul este implicat în calitate de partener.
Băncile există prin deponenţi, faţă de care dacă nu trebuie să fie umili cel puţin trebuie să aibă un minim de decenţă. Aroganţa faţă de creditorii pe care îi chestionează asupra destinaţiei sumelor cu care îi împrumută pe aceştia este translatată spre deponenţi care, culmea neruşinării, trebuie să se justifice ce fac cu proprii lor bani. Iar în plan informatic lucrurile stau şi mai rău.
Orientarea spre client presupune:
-	acceptarea codului numeric personal ca principală cheie de regăsire a persoanei fizice;
-	includerea numelui şi prenumelui sau a prenumelui şi a numelui sub formă de şiruri concatenate cu luarea în considerare a variantelor posibile de ortografiere, pentru continuarea altei chei de regăsire;
-	implementarea de algoritmi pentru regăsire din aproape în aproape, folosind informaţii legate de natura evenimentului, interval de reproducere, volum, costuri, durate, adrese relative.
Orientarea spre client presupune, de asemenea, reducerea timpului de aşteptare pentru soluţionarea problemei, obţinerea unui grad de satisfacţie cât mai ridicat, precum şi eliminarea sentimentului de vinovăţie pe care cetăţeanul îl percepe atunci când o cerinţă a sa nu este soluţionată, datorită lipsei de calitate a aplicaţiei informatice privită ca eroare a algoritmului de prelucrare cu conţinut neadecvat al bazelor de date. Toate deficienţele cad exclusiv în sarcina elaboratorului de software şi a operatorilor care manipulează informaţia de intrare a bazelor de date.
Absenţa procedurilor de elaborare a specificaţiilor şi de derulare a încărcării şi actualizării bazei de date sau deficitara lor aplicare conduce la situaţii în care adevăraţii vinovaţi îl culpabilizează pe cetăţeanul onest care vine fie să plătească, fie să obţină un drept garantat de lege.
Orientarea spre cetăţean este verificată simplu, prin parcurgerea următorilor paşi:
-	se studiază colectivitatea căreia i se adresează produsul software;
-	se extrage un eşantion reprezentativ;
-	subiecţii din eşantion sunt supuşi să-şi soluţioneze problemele folosind produsul program  supus testului;
-	dacă mai mult de 78% dintre subiecţi sunt satisfăcuţi de utilizarea produsului software în sensul că ei şi-au soluţionat problemele, înseamnă că aplicaţia informatică este bună, altfel, aplicaţia informatică nu este orientată spre cetăţean şi reprezintă risipă de muncă vie.
Deja există numeroase aplicaţii informatice deosebit de eficiente în raport cu populaţia, ceea ce conduce la ideea că toate sistemele informatice importante trebuie să se adreseze cetăţenilor, iar operatorii şi administratorii să aibă numai rolul de a menţine caracterul operaţional al sistemului, prin actualizarea bazelor de date şi prin actualizarea algoritmilor.
Trecerea la noi versiuni a acestor aplicaţii trebuie să însemne o şi mai mare înţelegere a cerinţelor cetăţeanului, o creştere a gradului de confort a acestuia. Atingerea acestui                          obiectiv se realizează atunci când cetăţeanul îşi va soluţiona problemele cu cât mai puţine informaţii tastate, cu cât mai puţine selecţii în meniuri şi cu cât mai puţine reluări sau cerinţe de deblocare a conturilor. Introducerea de opţiuni personalizate ca poziţie, funcţie de frecvenţa cu care sunt activate de cetăţeni creează un nou mod de abordare a relaţiei cetăţean-calculator. S-a evitat folosirea conceptului om-calculator întrucât include relaţiile operator-calculator, programator-calculator, orientând astfel aplicaţia spre elaboratori şi satisfacerea unor cerinţe egoiste.

4.	Definirea fluxurilor complete   

În perioada actuală trebuie vorbit de reţele de calculatoare şi de aplicaţii distribuite. Este foarte puţin probabil ca alte tipuri de aplicaţii care implică cheltuieli costisitoare să fie proiectate în altă concepţie decât aceea de a utiliza resursele Internet.
Trebuie să existe o concepţie clară  de dezvoltare a aplicaţiilor informatice de interes naţional şi o strategie de asigurare a calităţii constante a proceselor de exploatare şi de mentenanţă.
De asemenea, trebuie definite riguros modalităţile  de acces la diferitele baze de date şi a operaţiilor care se execută, accentuându-se rolul pe cer îl au bazele de date în care mentenanţa se realizează prin adăugare de informaţii noi. Sunt excluse modificările de câmpuri, ştergerile de articole.
Existenţa bazei de date a populaţiei permite prelucrarea de date privind adresa, starea civilă a cetăţeanului.
Existenţă bazei de date a educaţiei permite prelucrarea de date privind diplomele obţinute de cetăţean.
Existenţa bazei de date a fiscului permite prelucrarea de date privind taxele şi impozitele cetăţeanului.
Existentă bazei de date la fiecare agent economic permite prelucrarea de date privind locul de muncă, veniturile şi reţinerile cetăţeanului.
Crearea de fluxuri complete are la bază crearea unei concepţii noi privind folosirea de informaţii, stocarea acestora şi mai ales controlarea modului de introducere a datelor de către cetăţean. Existenţa unor legitimaţii ce stochează date ale cetăţeanului, trebuie să impună existenţa unor terminale care să permită citirea acestor date şi care să genereze fie acces la resurse, fie startul în derularea unor procese în care cetăţeanul selectează opţiuni şi obţine soluţii.
Un flux complet este definit într-un magazin.
Cetăţeanul, client al magazinului, la prima cumpărătură care depăşeşte un milion de lei întocmeşte un document şi obţine un card special. Mărfurile  alese sunt identificate după codul bară şi preţurile lor se cumulează pentru obţinerea bonului pe baza căruia se face plata produselor. În acelaşi timp are loc diminuarea stocurilor de produse în baza de date. La plate cu card are loc transferul de bani. Utilizarea cardului special gestionează bunurile clientului. 
În acest moment există numeroase baze de date care aşteaptă să fie integrate în aplicaţii mari şi eficiente pentru a nu mai fi necesare tastări ale datelor de identificare pentru persoane.
La înscrierea la o facultate, odată cu tastarea codului numeric personal, prin accesarea bazei de date a educaţiei rezultă toate elementele necesare cunoaşterii situaţiei absolventului de liceu, iar prin accesarea bazei de date a populaţiei, sunt preluate datele de identificare şi alte date personale necesare candidatului la un concurs de admitere.
În cazul în care o persoană doreşte să înfiinţeze o firmă, accesul la bazele de date esenţiale conduce la un nou mod de agregare a fluxurilor, în dublu acces, adică se produce adăugări de articole în bazele de date în vederea unor actualizări viitoare. Actualizările vizează exclusiv adăugări de articole sau concatenări de câmpuri la articole existente. Nu se produc ştergeri sau modificări de câmpuri. Acest mod de abordare a lucrului cu baze de date are rolul de a crea o nouă filozofie în legătură cu sistemele informatice, întrucât ştergerile şi modificările de informaţii vor trebui privite ca acte de vandalism informatic, în viitor.
Acest mod de lucru vizează conservarea informaţiilor privind starea iniţială a oricărui sistem cu înregistrarea destinată tuturor modificărilor, adăugări sau diminuări care apar în timp, fără a schimba conţinutul unor câmpuri şi fără a şterge articole.
Definirea fluxurilor complete vizează satisfacerea la maximum a cerinţelor cetăţeanului prin:
-	reducerea volumului de date pe care acesta trebuie să la tasteze;
-	asigurarea securităţii prelucrărilor;
-	conservarea tuturor stărilor sistemului;
-	includerea întregii game de situaţii care corespund prelucrărilor complete şi corecte;
-	adaptarea la cerinţele particulare ale persoanei cu adăugarea listei de opţiuni şi a procedurilor în cazul apariţiei de noi situaţii.
Definirea fluxurilor complete presupune o abordare nouă, care ia în considerare limitele prelucrării manuale, numai pentru a fi depăşite, în vederea obţinerii unei noi calităţi şi a noilor raporturi între cetăţean  şi organizaţiile publice sau private cu care acesta intră în contact.
Efectuarea de tranzacţii sau obţinerea unei noi stări, sunt procese transparente care se reflectă direct în bazele de date conexe, cu efecte directe asupra dinamicii sistemului economico-social.

5.	Înlocuirea hârtiei

Tiparul lui Gutenberg, cinematografia fraţilor Lumière şi dezvoltarea tehnologiilor multimedia, reprezintă adevăratele revoluţii în istoria omenirii. Nu războaiele şi nici mişcările de stradă au schimbat destinele omenirii. Ele au adus suferinţă. Medicina, genetica, bioingineria, informatica sunt numai câteva din factorii care au contribuit la crearea istoriei umanităţii. Dictatorii, regii, generalii şi tensiunile pe care le-au creat, întreţinut şi dezamorsat sunt numai repere, pe care eronat toate manualele de istorie le consemnează cu evlavie.
Confortul omenirii este realizat de alte elemente şi acestea trebuie să fie consemnate istoric.
Aşa cum istoria civilizaţiei marchează distinct apariţia tiparului, tot astfel se va marca dispariţia documentelor imprimate în sistemele informatice moderne. Nu este o fantezie, este o realitate care devine dominantă pe zi ce trece. Sistemele informatice în care nu apar documentele de imprimare sunt de neconceput pentru foarte multă lume. Ele sunt însă o realitate pe care societatea modernă trebuie să o accepte de bunăvoie şi nesilită de nimeni pentru că:
-	se limitează sever capacitatea de depozitare a documentelor imprimate pe fundalul exploziei de informaţie disponibilă;
-	mediile noi de stocare a informaţiei sunt mai stabile şi mult mai fiabile ca documentele imprimate;
-	accesarea informaţiei stocate pe alţi suporţi decât hârtia este directă, dispozitivele de citire fiind la îndemâna oricui, cu costuri aproape nule;
-	controlul redundanţei în sistemele care operează fără documente imprimate generează aceleaşi stări de confort sau chin la un nivel superior modalităţilor clasice de abordare;
-	arhivele de documente electronice se păstrează mai bine, iar costurile de conservare sunt suportabile;
-	procedurile de autentificare şi de asigurare a securităţii le fac incomparabil mai sigure şi mai accesibile din orice punct de vedere, în orice moment, de către oricine are drepturi atribuite;
-	se modifică ponderea lucrului cu texte în favoarea altor forme de dispunere a informaţiei precum imagine, sunet, produs multimedia complex care include animaţie;
-	operaţionalitatea documentului electronic capătă alte valenţe din moment ce actualizarea bazelor de date multimedia se rezumă exclusiv la adăugare de componente; despre celelalte operaţii precum modificare subşiruri, ştergere subşiruri, sistemele de gestiune nu mai fac referire sub nici o formă în nici un context;
-	existenţa unei cartele la purtător şi a numeroaselor puncte de acces elimină toate barierele în calea utilizării neîngrădită a informaţiei electronice, îndepărtându-l pe cetăţean de bibliotecă, de arhiva personală cu documente scrise, care prin neutilizare îşi pierd din importanţă, până la a deveni nenecesare;
-	sistemul legislativ oferă importanţă documentului electronic oferindu-i aceeaşi putere pe care o are documentul scris, prin gestionarea riguroasă a semnăturii electronice şi a documentelor electronice autentificate.
Sistemele de management a documentelor electronice sunt în momentul de faţă în plin avânt de pătrundere la nivelul organizaţiilor. Generalizarea existenţei lor ca subsisteme în sisteme informatice ale organizaţiilor, accelerează procesele de utilizare a documentelor electronice şi de reducere a funcţiei imprimării de documente în vederea refolosirii în raporturile de parteneriat.
Stimularea printr-un cadru legal a circulaţiei documentelor electronice şi obligativitatea (soluţionării), conduce la reproiectarea de sisteme informatice distribuite în care comunicarea directă cu alte sisteme este realizată exclusiv prin intermediul documentelor electronice, iar cetăţeanul este considerat partener, posesor al unei arhive de documente electronice. Sistemele informatice care nu mai operează cu documente imprimate prezintă numeroase avantaje:
-	creşterea vitezei de soluţionare a problemelor;
-	gestionarea strictă a intrărilor şi ieşirilor de documente electronice;
-	transparenţa proceselor care se derulează;
-	eliminarea birocraţiei „la vedere” în favoarea proceselor active şi eficiente;
-	readucerea duratei de regăsire;
-	eliminarea pierderilor de documente datorate neglijenţei sau distrugerii, întrucât gestiunea lor este un proces asistat de produse software în care securitatea este esenţială pentru baza de date;
-	profesionalizarea manipulării cu documente, întrucât utilizarea sistemelor de management documente electronice impune obţinerea obligatorie a unei calificări recunoscute şi acceptate;
-	crearea responsabilităţii privind primirea, studierea, utilizarea informaţiei conţinute în documente electronice cel puţin la acelaşi nivel cu situaţia în care se lucra pe documente imprimate sau documente olografe;
-	eliminarea frustrării de aţine în mână un document  imprimat prin avantajele pe care le aduce informarea obţinută  prin intermediul unui software specializat în asistarea proceselor de arhivare, regăsire, selectare şi prezentare a informaţiei. 
Efortul de a proiecta sisteme informatice „out of the paper” se înscrie în realizarea concordanţei dintre nivelul tehnic atins de produsele hardware şi cerinţele reale ale societăţii. Documentele imprimate nu mai sunt necesare sau indispensabile, cadrul legal asigurând aceleaşi proprietăţi pe care acestea le-au avut, documentelor electronice în care orice context.

6.	Concluzii

Noile tehnici şi metode de analiză, proiectare, programare şi testare a sistemelor informatice trebuie să dezvolte acele funcţiuni în care imprimarea să fie înlocuită cu succes de toate celelalte modalităţi de prezentare, conservare şi protecţie a informaţiei.
Într-un context mai general, pentru eliminarea documentelor imprimate trebuie să acţioneze factorii decizionali din interiorul organizaţiei, fiind motivaţi de efectele pozitive de antrenare multiplă pe care le generează procedurile de folosire exclusivă a documentelor în format electronic.

Prof. Dr. Ion Ivan
Academia de Studii Economice, Bucureşti